SMED für effiziente Prozesse
8. Oktober 2021Vertrieb vs Produktion
10. März 2022Strukturiert Potenziale freisetzen mit den praktischen Problemlösungen
Kein Mensch ist perfekt, und genauso sind auch Prozesse selten perfekt. Denn hier und dort schleichen sich Probleme ein, die einen optimalen Fluss behindern. Egal ob kommunikativer, organisatorischer oder technischer Art.
Der Prozess zur Behebung dieser Probleme:
- 1. aus Problemfeststellung,
- 2. Problemidentifikation,
- 3. Maßnahmenplanung zur Behebung,
- 4. Umsetzung der Maßnahme,
- 5. Feststellung der Erfolgswirksamkeit der Maßnahme,
- 6. sowie eventueller Nachjustierungen
kann gelegentlich sehr aufwendig sein. Sicher an eine praktikable Lösung kommt man nur mit Struktur und Plan. Hierfür hat das Lean Management seinen berühmten Werkzeugkasten:
Die Praktischen Problemlösungen - kurz: PPL. Das Lean Management bietet Ihnen verschiedene Werkzeuge für die einzelnen Schritte:
Schritt 0: Problemdefinition - Was ist ein Problem im Prozess?
Ein Problem ist ein Umstand, der dazu führt, dass entscheidende Kennzahlen der unternehmerischen Tätigkeiten nicht im notwendigen Maße erfüllt werden können. Das heißt zum Beispiel:
- Für ein Erzeugnis wird nicht der vom Kunden geforderte Qualitätsgrad erreicht. Ausschuss & Nacharbeiten
- Ein Erzeugnis wird nicht in der notwendigen Geschwindigkeit fertig. Fristüberziehung
- Ein Erzeugnis kostet mehr, als der Kunde/Markt zahlt.
Schritt 1: Problemfeststellung
Die Feststellung des Problems ergibt sich aus einer durchzuführenden Prozessanalyse. Hierbei werden die vorhandenen KPIs geprüft, um festzustellen, ob es entscheidende Abweichungen von den Soll- oder Toleranzwerten gibt. Ein Dashboard hilft, in den entsprechenden Meetingräumen, die nötigen Informationen immer aktuell bereit zu stellen.
Schritt 2: Problemidentifikation
Damit ein Problem fokussiert angegangen werden kann, ist es wichtig dieses spezifisch zu beschreiben. So verhindert man spätere Maßnahmen, die evtl. nur ein Symptom des Problems beheben, aber nicht den Kern der Sache erfassen.
Hierbei kann auf das Sihikawa Diagramm, die Problemlösungsstory (PLS), oder auch auf die 5W1H und die 5W Methoden zurückgegriffen werden. Mit denen sich Problemursache und Spezifikationen herausarbeiten lassen.
Schritt 3: Maßnahmenplanung
Ist ein Problem ermittelt und beschrieben gilt es eine Lösung zu erarbeiten. Hierfür sollte in entsprechenden Meetings mit den notwendigen Beteiligten:
- eine Maßnahme beschlossen werden
- ein Zeitraum für die Bearbeitung
- Ein Verantwortlicher für die Umsetzung
- und ein Prüfer, der die Maßnahme quasi abnimmt
diese Informationen lassen sich sehr gut in einem PDCA Maßnahmenplan eingliedern.
Schritt 4: Umsetzung der Maßnahme
Eine Verbesserung kann nur dann wirksam sein, wenn diese Nachhaltig umgesetzt wird. Hierfür ist es erforderlich, dass der Prozess, der bearbeitet wird, einen standardisierten Ablauf hat. Dieser wird im Sinne der Problembehebung angepasst. Der so veränderte Prozessablauf muss nun als neuer Standard festgesetzt werden, hierfür ist es förderlich einen entsprechenden SAB (Standardarbeitsbogen) anzulegen, welcher den Prozess hinreichend beschreibt.
Schritt 5: Feststellung der Erfolgswirksamkeit der Maßnahme
Ist die Maßnahme umgesetzt liegt es am Prüfer, festzustellen, ob das Problem behoben ist. Hierfür werden wieder die entsprechenden Soll- und Toleranzwerte betrachtet. Gibt es eine Verbesserung, war die Maßnahme erfolgreich.
Schritt 6: Nachjustierungen
Sollte die Maßnahme nicht im benötigten Maße erfolgswirksam gewesen sein, gilt es weitere Schritte zu planen. Insgesamt lohnt sich der Einsatz eines A3 Reports, mit dem sich die vorangegangenen Schritte und Methoden übersichtlich organisieren lassen, bis das Ziel:
"eines optimalen Prozesses "
erreicht wurde.
